Gizlilik politikası

1. Kim hangi rolde?

RevCycle verileri iki farklı rolde işler. Hangi rolde olduğumuz, haklarınızı kime karşı kullanacağınızı belirler.

• RevCycle veri sorumlusudur: web sitesi ziyaretçileri, demo ve iletişim formları, hesap ve fatura bilgileri, destek yazışmaları.
• RevCycle, müşterisi adına veri işleyendir: müşterinin kaydettiği toplantılar, transkriptler, özetler ve müşterinin bağladığı takvim, e-posta ve CRM verileri. Bu verilerin veri sorumlusu RevCycle'ı kullanan şirkettir.

Bir toplantıya katıldıysanız ve RevCycle botu kayıt yaptıysa (bot, şirketin seçtiği bir adla görünebilir; varsayılan adı "RevCycle Notetaker"): kaydı başlatan, toplantıyı düzenleyen şirkettir ve bu kaydın veri sorumlusu o şirkettir. Haklarınızı öncelikle o şirkete karşı kullanabilirsiniz. Bize yazarsanız talebinizi ilgili şirkete iletir ve yanıtlanmasına destek oluruz.

Veri sorumlusu: Deniz Üresin (RevCycle Technology), Göztepe Vergi Dairesi, VKN 9190474850, Adres: İTÜ Çekirdek, ARI 3, Kat -2, Reşitpaşa Mah. Katar Cd. No:4 D:1101, 34485 Sarıyer/İstanbul, E-posta: hi@userevcycle.com

2. Hangi verileri işliyoruz?

• Kimlik ve iletişim: ad soyad, iş e-posta adresi, şirket adı, unvan, profil fotoğrafı.
• Hesap ve kullanım: rol ve yetkiler, organizasyon ayarları, dil ve bildirim tercihleri, oturum kayıtları, özellik kullanımı, IP adresi, tarayıcı ve cihaz bilgisi, hata kayıtları.
• Takvim: bağladığınız takvimden toplantı başlığı, zamanı, toplantı bağlantısı, katılımcıların adı ve e-posta adresi.
• Toplantı içeriği (yalnız kayıt açıldığında veya kayıt yüklendiğinde): ses ve görüntü kaydı, konuşmacı adları, transkript, toplantı sohbeti, yapay zekâ ile üretilen özet, aksiyon, brif, koçluk geri bildirimi ve CRM alan önerileri.
• E-posta (yalnız e-posta hesabı bağlandığında): müşteri yazışmalarının başlık, gönderen/alıcı, tarih, içerik ve ekleri; ilgili müşteri ve anlaşma bağlamını çıkarmak için okunur. Kullanıcı isterse takip e-postaları ve takvim davetleri onun hesabından gönderilir.
• Kamuya açık kaynaklardan: toplantıya hazırlık için katılımcıların adı, unvanı ve çalıştığı şirket gibi mesleki bilgiler ile şirketlerle ilgili kamuya açık bilgiler.
• CRM ve iş araçları (yalnız bağlandığında): kişi, şirket, anlaşma, aktivite, not, kart ve kanal bilgileri.
• Yüklenen belgeler: bilgi bankasına veya toplantıya eklenen dosyalar.
• Ödeme: fatura unvanı, vergi bilgileri, fatura adresi, ödeme durumu. Kart bilgileri ödeme kuruluşu tarafından işlenir; RevCycle kart numarasını görmez ve saklamaz.
• Web sitesi: formla ilettiğiniz bilgiler; çerez tercihinize bağlı olarak analitik verileri.

RevCycle özel nitelikli kişisel verileri (sağlık, din, biyometrik veri vb.) işlemeyi amaçlamaz. Bu tür bilgiler toplantıda konuşulursa transkriptte yer alabilir; müşteri bu toplantıları silebilir.

3. Hangi amaçla ve hangi hukuki sebeple?

KVKK m.5/2'deki hukuki sebeplere dayanarak verileri şu amaçlarla işleriz:

• Hesap açmak, kimlik doğrulamak, hizmeti sunmak, toplantı kaydetmek, transkript ve özet çıkarmak, entegrasyonları çalıştırmak, hizmet bildirimleri göndermek: sözleşmenin kurulması ve ifası (c); müşteri adına işlemede müşterinin talimatı.
• Faturalama, vergi ve muhasebe kayıtları: hukuki yükümlülük (ç).
• Güvenlik, kötüye kullanımın önlenmesi, hata ayıklama, yedekleme: meşru menfaat (f) ve hukuki yükümlülük (ç).
• Ürünün nasıl kullanıldığını ölçmek ve geliştirmek: meşru menfaat (f).
• Demo, iletişim ve destek taleplerini yanıtlamak: sözleşmenin kurulması (c) ve meşru menfaat (f).
• Uyuşmazlıklarda hakların korunması: bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (e).
• Web sitesinde analitik çerezler: açık rıza (çerez bandında “Kabul et”).
• Ürün haberleri ve pazarlama e-postaları: açık rıza ve ticari elektronik ileti onayı.

4. Verileri nasıl topluyoruz?

Verileri; kayıt olduğunuzda ve form doldurduğunuzda doğrudan sizden, bağladığınız entegrasyonlardan, toplantı kayıt botu aracılığıyla, kamuya açık kaynaklardan, uygulamayı kullanırken otomatik yollarla ve çerezler aracılığıyla, elektronik ortamda topluyoruz.

5. Yapay zekâ kullanımı

• Transkript, özet, aksiyon, brif, CRM alan önerisi ve asistan yanıtları için yapay zekâ hizmet sağlayıcılarının modellerini kullanırız.
• Bu modelleri, sağlayıcının verileri model eğitimi için kullanmadığı ücretli kurumsal koşullarla kullanırız. RevCycle de müşteri verilerini yapay zekâ modeli eğitmek için kullanmaz.
• Yapay zekâ çıktıları hata içerebilir; kullanıcılar çıktıları gözden geçirebilir, düzeltebilir ve CRM’e yazılmadan önce onaylayabilir.
• Yapay zekâ, bir kişi hakkında hukuki sonuç doğuran otomatik karar vermek için kullanılmaz.

Ayrıntılar: Yapay Zekâ Şeffaflığı

6. Google ve Microsoft verileri

RevCycle'ın Google API'lerinden aldığı verileri kullanımı ve başka uygulamalara aktarımı, sınırlı kullanım (Limited Use) şartları dâhil Google API Hizmetleri Kullanıcı Verileri Politikası'na uygundur. Google ve Microsoft hesaplarından alınan veriler:

• yalnız kullanıcının bağlantı ekranında gördüğü özellikleri sunmak için kullanılır;
• reklam amacıyla kullanılmaz, satılmaz ve veri aracılarına aktarılmaz;
• genel yapay zekâ modellerini eğitmek için kullanılmaz;
• kullanıcının açık talebi, güvenlik veya yasal zorunluluk dışında RevCycle çalışanlarınca okunmaz.

Bağlantıyı dilediğiniz zaman RevCycle ayarlarından veya Google ya da Microsoft hesap ayarlarınızdan kaldırabilirsiniz.

7. Verileri kimlere aktarıyoruz?

Verileri satmayız. Hizmeti sunmak için verileri aşağıdaki alıcı gruplarıyla, yalnız gerektiği ölçüde ve gizlilik yükümlülüğü altında paylaşırız:

• Altyapı hizmet sağlayıcıları: barındırma, veritabanı, dosya depolama ve yedekleme
• Toplantı kayıt ve transkripsiyon hizmet sağlayıcıları
• Yapay zekâ hizmet sağlayıcıları
• İletişim hizmet sağlayıcıları: bildirim e-postalarının gönderimi
• Güvenlik ve izleme hizmet sağlayıcıları: hata takibi, bot koruması, ürün kullanım analitiği
• Ödeme kuruluşu: ücretli planların tahsilatı

Bu sağlayıcıların güncel listesi ve verinin işlendiği ülkeler, müşterilerimize veri işleme sözleşmesi kapsamında sunulur.

Kullanıcılar toplantıları kendi organizasyonları dışındaki kişilerle de paylaşabilir; "bağlantıya sahip herkes" bağlantıları giriş gerektirmez ve 30 gün geçerlidir. Ayrıca müşterinin bağladığı takvim, e-posta, toplantı, CRM ve iş birliği platformlarına müşterinin talimatıyla veri gönderilir; bu platformlar kendi gizlilik politikalarına tabidir.

Kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına, talep hâlinde ve mevzuatın gerektirdiği ölçüde aktarım yapılabilir. Şirket birleşmesi veya devri hâlinde veriler, bu politikadaki güvencelerle halefe aktarılabilir.

8. Yurt dışına aktarım

Hizmet sağlayıcılarımızın bir kısmı verileri Türkiye dışında (Avrupa Birliği ve ABD) işler. Bu aktarımlar KVKK m.9'da öngörülen güvencelere uygun olarak yapılır. Veriler aktarım sırasında şifrelenir.

9. Çerezler

Web sitesi: Ziyaretçilerin siteyi nasıl kullandığını anlamak için analitik çerezler kullanırız. Bu çerezler yalnız çerez bandında "Kabul et"i seçerseniz yerleştirilir. Reklam çerezi kullanmayız. Tercihinizi alt bilgideki çerez ayarlarından değiştirebilirsiniz.

Uygulama: Oturumunuzu açık tutmak ve güvenliği sağlamak için zorunlu çerezler; ürünü geliştirmek için kullanım analitiği amacıyla çerez ve benzeri teknolojiler kullanırız.

10. Saklama süreleri

• Hesap verileri: hesap açık olduğu sürece; hesap silindikten sonra yasal saklama yükümlülükleri saklı kalmak üzere silinir.
• Toplantı kayıtları, transkriptler ve özetler: müşterinin belirlediği saklama süresi boyunca (30, 90, 180, 365 gün veya süresiz). Silinen toplantılar geri alma için tanınan sürenin ardından silinir.
• Fatura ve muhasebe kayıtları: Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu uyarınca 10 yıl.
• Veritabanı yedekleri: 30 gün.
• Web sitesi formları: talebinizin sonuçlandırılması ve olası iş ilişkisi için gerekli süre boyunca.

Süresi dolan veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

11. Güvenlik

• Aktarımda ve depolamada şifreleme; entegrasyon erişim anahtarlarının ayrıca şifrelenerek saklanması.
• Her müşterinin verisinin diğerlerinden mantıksal olarak ayrılması; organizasyon içinde rol ve veri görünürlüğü kapsamına göre erişim.
• RevCycle çalışanlarının müşteri verisine erişiminin destek ve güvenlik amaçlarıyla sınırlı tutulması.
• Günlük veritabanı yedeği, hata ve güvenlik izleme.

Hiçbir sistem tamamen güvenli değildir. Bir veri ihlali olduğunda KVKK m.12/5 uyarınca ilgililere ve Kurula bildirim yaparız; müşteri adına işlediğimiz verilerde müşteriyi gecikmeksizin bilgilendiririz.

12. KVKK kapsamındaki haklarınız

KVKK m.11 uyarınca; kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme, işleme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini, KVKK m.7 şartlarıyla silinmesini veya yok edilmesini ve bu işlemlerin aktarılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonuç çıkmasına itiraz etme ve kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

Nasıl başvurursunuz: Başvurunuzu, kimliğinizi doğrulayan bilgilerle birlikte hi@userevcycle.com adresine (sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden) veya İTÜ Çekirdek, ARI 3, Kat -2, Reşitpaşa Mah. Katar Cd. No:4 D:1101, 34485 Sarıyer/İstanbul adresine yazılı olarak iletebilirsiniz. Başvurunuzu en geç 30 gün içinde ücretsiz yanıtlarız.

Toplantı kayıtlarıyla ilgili başvurularda veri sorumlusu kaydı yapan şirkettir (1. bölüm); başvurunuzu ona yönlendirir ve yanıtlanmasına destek oluruz. Avrupa Birliği'nde bulunuyorsanız GDPR kapsamındaki haklarınızı da aynı kanallardan kullanabilirsiniz.

13. Çocuklar

Hizmet 18 yaşından küçüklere yönelik değildir ve bilerek çocuklara ait veri toplamayız.

14. Değişiklikler

Bu metni güncelleyebiliriz. Güncel sürüm bu sayfada "Son güncelleme" tarihiyle yayımlanır; esaslı değişiklikleri e-posta veya uygulama içi bildirimle duyururuz. İngilizce çevirisi Privacy Policy sayfasındadır; farklılık olması hâlinde Türkçe metin esas alınır.

15. İletişim

Deniz Üresin (RevCycle Technology) · İTÜ Çekirdek, ARI 3, Kat -2, Reşitpaşa Mah. Katar Cd. No:4 D:1101, 34485 Sarıyer/İstanbul · hi@userevcycle.com